A importância da Organização

Há dois tipos de pessoas: as mais organizadas e outras menos. Qual delas consegue ser bem sucedida nas suas atividades? Vamos discutir um pouco mais sobre o funcionamento do pensamento e da personalidade de ambos para entender a importância da organização no nosso cotidiano.

Antes de iniciarmos a discussão é essencial respondermos a questão do que é a “organização” em seu sentido literal. Organização é o ato de organizar-se, ou seja, estabelecer uma determinada ordem; arrumar; estruturar. Com isso, podemos concluir que a organização é o ato de ordenar elementos com o objetivo de sustentar uma sequência de algo, que neste caso trataremos como atividades.

A organização está diretamente associada à criação de sistemas e métodos que buscam otimizar a execução de atividades e também está diretamente ligada ao funcionamento do nosso cérebro e das nossas sinapses (transmissão de informações através de impulsos nervosos entre os neurônios).

O ato de se organizar interfere diretamente no armazenamento de informações e está relacionado ao que chamamos de memória de procedimento, que também pode ser chamada de implícita. Ela estimula o armazenamento de dados que estão relacionados à aquisição de habilidades e depende da repetição de atividades para que possamos evocar tais informações posteriormente.

“A capacidade assim adquirida não depende da consciência. Somos capazes de executar tarefas, por vezes complexas com nosso pensamento voltado para algo completamente diferente.” - Maria Helena Varella

Ao estruturarmos as informações, criarmos rotinas, calendários, planilhas ou pastas num computador está relacionado à criação de memória de procedimento, onde você ao executar ações efetua sempre a mesma sequência condicionando o cérebro a agilizar as suas tarefas, reduzindo o gasto de energia a partir do momento que ele tem as sequências de atividades bem definidas.

Todos nós temos atitudes que executamos todos os dias, sequências e rotinas comuns que executamos sem esforço ou sem “pensar muito” como comer, escovar os dentes, checar os e-mails. Essas atividades não nos exige esforço ou nos deixa “cansados”.

Notamos que não houve esforço e nem energia desperdiçada ao executar uma série de ações, porém, quando há um problema ou um projeto em andamento começamos a despender energia para executá-los, resolvê-los e entregá-los no prazo. É nesse momento que a organização auxilia no planejamento das suas próximas ações e evita que você gaste muito tempo e energia.

A Organização x Desorganização

Toda pessoa possui métodos e rotinas próprias onde se sentem mais confortáveis e estimulados, no entanto, precisamos entender que os extremos não são saudáveis e não melhoram sua produtividade no cotidiano.

Pessoas organizadas em excesso tendem a perder muito tempo planejando e estruturando atividades não-prioritárias, gastando muito tempo e energia em procedimentos que não chegarão a executar, pois, o cansaço e o esgotamento intelectual é inevitável, chegando a inibir a criatividade e causando queda no seu rendimento.

Já as pessoas extremamente desorganizadas se deparam com inúmeras distrações ao cérebro e até mesmo com a procrastinação, gastam muito tempo procurando informações ou se perdem tentando realizar mais de uma atividade sem foco e sem objetivo específico, o que causa preguiça ou esgotamento de energia em atividades inacabadas.

Por isso, é essencial buscar o meio termo e evitar a frustração causada pela energia desperdiçada. O planejamento de ações e a definição de prioridades são os principais meios para encontrar o caminho da motivação e da execução de tarefas bem estruturadas.

Mas, é possível encontrar o meio termo e ser organizado?

Sim! E o primeiro passo é o autoconhecimento, entender qual é a sua principal forma de aprendizagem, qual é a sua maior dificuldade e qual é o seu tipo de inteligência.

Existem 8 tipos de inteligência de acordo com o neuropsicólogo Howard Gardner:

Cada inteligência carrega sua maior qualidade derivada de sua compreensão de mundo. Sabemos que uma pessoa pode possuir um pouco de cada uma delas, mas a excelência está em descobrir qual é a sua predominante, baseado na suas facilidades e interesses.

Pessoas lógico-matemáticas, por exemplo, tendem a ter facilidade com contas e familiaridades com as ciências exatas, com provável dificuldade na inteligência linguística. Obviamente, cada indivíduo é diferente um do outro, todos tendem a aprimorar as inteligências e trabalhar com elas ao nosso favor é a chave para o auto conhecimento.

Além disso, se juntarmos o nosso tipo de inteligência ao nosso perfil de aprendizagem visual, auditivo ou sinestésico, chegaremos a um padrão específico que facilitará na organização. Eu, por exemplo, me considero uma pessoa com inteligência linguística e com um estilo de aprendizagem visual, portanto, é mais fácil me organizar com o uso de listas, post-its e outros tipos de diagramas.

Ferramentas de organização

Há algumas formas de se organizar que são comuns e com métodos de produtividade comprovada. A chave é encontrar um ou mais que auxiliem nas suas tarefas e se encaixem no seu estilo, o importante é testar e adaptar de acordo com as suas necessidades

• MAPAS MENTAIS

Mapas mentais são estruturas visuais sistematizadas, geralmente dividida por tópicos ou temas, cujo fluxo de informação facilita a visualização e a memorização das tarefas.

O mapa presente na imagem é visual, mas existem diversos recursos online que facilitam a criação, como por exemplo o Mindemeister e Lucidhart.

• PLANNERS

Planners são listas de objetivos divididos entre anual, mensal, semanal e diário. Geralmente os anuais e mensais são voltados para definição de objetivos e tarefas macro, ou seja, a longo prazo. Já o semanal e o diário permitem estabelecer uma programação e uma definição detalhada de tarefas.

Existem versões digitais e impressas, além dos pdf’s e planilhas, há também aplicativos disponíveis como o Todoist.

• ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Há 2 principais formas de gestão do tempo rápidas e práticas, que funcionam tanto sozinhas como em conjunto.

A primeira está relacionada a técnica de Pomodoro que consiste em 4 etapas:

1. Definição da tarefa a ser executada;

2. Determine um tempo de foco (mínimo de 30 minutos) - esse tempo de foco será destinado apenas a execução desta tarefa, sem distrações ou interrupções;

3. Trabalhe diretamente, feche as outras abas da internet, silencie o telefone e nada de levantar pra beber água;

4. Após o tempo determinado, faça uma pausa de 5 a 20 min para descontrair e retome o processo;

A segunda está relacionada ao Time Tracking que se refere ao uso de aplicativos como o Toggl para medir o tempo gasto em cada tarefa, incluindo as pausas ou não.

• POST-ITS

Os post-its possuem inúmeras funções, desde lembretes a utilização como mapas mentais até a participação em metodologias mais complicadas como canvas e design sprint. Porém, se utilizá-los de maneira simples como o “status” pode facilitar o andamento das tarefas.

Exemplo: Determine graus de prioridade (Baixa, média e alta) ou status da tarefa ( concluída, em andamento e listada), escreva suas tarefas e organize de acordo com a categoria dela.

É possível utilizar o aplicativo Trello que permite a criação de cards e colunas, além de possibilitar um checklist e a definição de prioridade das tarefas. Há também uma ferramenta online para a construção de canvas personalizados chamada Stormboard.

• AGENDA

A agenda é o método mais comum de organização, possibilitando dividir os compromissos e tarefas por dia e horário. A vantagem é que sua utilização é de conhecimento público e existe a facilidade de encontrá-la, tanto online quanto nas papelarias, já sua principal desvantagem é a dificuldade de visualização.

• EXCEL

O Excel é uma ferramenta extraordinária que nos permite fazer listas, barras de status e planilhas que nos oferecem dados quantitativos. Há muitas disponíveis online, no entanto é sempre recomendado personalizar para que fique a sua cara.

Vou deixar uma que já utilizei e gosto bastante que é da Rock Content, clique aqui para acessar a planilha.

Recomendo estudar cada uma das possibilidades e procurar mais informações e mais métodos. Vale lembrar que um ambiente estimulante, criativo e construtivo auxiliam na organização das ideias e na criatividade, afinal, quanto mais estimulado nosso cérebro, mais ele desenvolve.

Pretendo fazer publicações explicando cada um desses métodos, se você gostou deixe um like!

Referências:

https://www.sbie.com.br/conheca-os-8-tipos-de-inteligencia-que-existem/

André Buric - https://www.youtube.com/watch?v=5JnNXBWYCxg

https://drauziovarella.uol.com.br/corpo-humano/memoria/